Мільйони українців з 2022 року живуть, працюють чи навчаються за кордоном – у Польщі, Німеччині, Чехії, Великій Британії, США. У них залишились квартири, бізнес, батьки, спадкові справи і рідні в Україні, яким часто потрібен документ “звідти” – довіреність, заява про спадщину, згода на виїзд дитини. І саме тут виникає найбільше плутанини: чи можна це зробити, не приїжджаючи особисто, через кого, скільки це коштує і чи дійсний такий документ в Україні.
Ця стаття написана саме для двох аудиторій одночасно: для українців за кордоном, які шукають, як оформити документ дистанційно, і для їхніх родичів у Луцьку та на Волині, які отримують такий документ і не знають, що з ним робити далі.
Два способи оформити документ за кордоном
Закон передбачає рівно два варіанти для українця, який перебуває поза Україною і йому потрібен нотаріально значущий документ для використання в Україні.
Спосіб 1. Консульство чи посольство України
Консул має право вчиняти більшість нотаріальних дій так само, як нотаріус в Україні. Головна перевага – документ, посвідчений консулом, одразу чинний в Україні, без апостилю та без перекладу.
Порядок дій:
- Записатися на прийом через сервіс «е-Консул», обравши потрібну нотаріальну дію.
- Підготувати проєкт документа (текст довіреності, заяви) – часто можна підготувати заздалегідь і узгодити з консульством або з нотаріусом в Україні, якого ви плануєте залучити для подальших дій.
- Особисто прибути на прийом з пакетом документів: паспорт громадянина України (внутрішній або закордонний), РНОКПП (ідентифікаційний код), копія паспорта особи, на яку оформлюється довіреність, документи, що підтверджують законне перебування в країні (віза, посвідка на проживання), та документи відповідно до мети – наприклад, копії правовстановлюючих документів на нерухомість, якщо довіреність стосується розпорядження майном.
- Підписати документ особисто в присутності консула – підпис за вас ніхто не може поставити, і дистанційне (відеозвʼязком) посвідчення тут не передбачене.
- Сплатити консульський збір (орієнтовно 20–50 доларів США залежно від країни й типу дії).
Обмеження: консул не може посвідчити правочин, який за своєю природою має вчинятися особисто довірителем (наприклад, певні особисті заяви), а також деякі специфічні дії, що потребують доступу до конкретних електронних реєстрів, якого в консульства може не бути.
Практична складність: у деяких країнах консульства перевантажені, запис може чекати тижнями, а дорога до консульства, якщо ви живете не в столиці, може забирати цілий день.
Спосіб 2. Нотаріус країни перебування + апостиль
Якщо запис у консульство недоступний найближчим часом або ви живете далеко від нього, можна звернутися до місцевого (іноземного) нотаріуса у країні, де перебуваєте.
Порядок дій:
- Скласти текст документа – найчастіше іноземною мовою, відповідно до законодавства країни перебування.
- Засвідчити підпис у місцевого нотаріуса.
- Проставити апостиль – спеціальний штамп, що підтверджує справжність підпису й статусу нотаріуса. Апостиль зазвичай ставлять в органах міністерства юстиції країни, де посвідчено документ. Деякі нотаріуси можуть замовити апостиль самостійно – варто запитати про це одразу.
- Уже в Україні – перекласти документ та апостиль українською мовою і засвідчити переклад нотаріально.
Важливий виняток для Польщі та Чехії. Між Україною та цими країнами діють двосторонні договори про правову допомогу, які передбачають взаємне визнання документів без апостилю та без додаткової легалізації. Якщо ви оформили довіреність у польського чи чеського нотаріуса – апостиль не потрібен, достатньо нотаріально засвідченого перекладу в Україні. Це суттєво заощаджує і час, і гроші для найчисленнішої категорії заробітчан із Волині.
Для більшості інших країн Європи, а також Великої Британії, США та Канади – апостиль обов’язковий.
Чи можна оформити довіреність онлайн, через «Дію»?
Ні. Станом на 2026 рік оформлення довіреностей через застосунок «Дія» не передбачене. Особиста ідентифікація і підпис у присутності нотаріуса чи консула – обов’язкова умова в обох законних способах. Будь-які пропозиції “оформити довіреність онлайн без присутності” поза цими двома механізмами – підстава для застороги.
Реєстрація довіреності в Україні: ключовий крок, який часто забувають
Це найважливіший практичний нюанс, через який довіреність, оформлена за кордоном правильно, може просто “не працювати” в Україні.
Довіреності на розпорядження майном (нерухомістю, транспортними засобами), а також довіреності в порядку передоручення підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей.
- Якщо довіреність посвідчив консул, який має доступ до реєстру – він реєструє її сам, і додаткових дій не потрібно.
- Якщо консул такого доступу не має, або документ оформлено в іноземного нотаріуса – реєстрацію здійснює нотаріус в Україні (виступаючи реєстратором) за заявою довірителя чи представника.
Як це працює на практиці:
- Оригінал довіреності (консульської чи іноземної з апостилем і перекладом) потрібно фізично доставити в Україну – поштою, кур’єрською службою чи через довірену особу.
- Звернутися до будь-якого нотаріуса в Україні із заявою про реєстрацію довіреності.
- Нотаріус перевіряє документ, вносить відомості до Єдиного реєстру довіреностей і видає витяг з реєстру, який є невід’ємною частиною самої довіреності.
Без цього кроку довіреною особою в Україні часто просто відмовляються визнавати документ – банки, державні реєстратори, інші нотаріуси перевіряють саме наявність запису в реєстрі, а не лише сам папір з печаткою.
Спадщина для українців за кордоном: що можна зробити дистанційно, а що ні
Це питання турбує особливо багато людей, і тут є нюанс, який часто упускають.
Заяву про прийняття спадщини (або про відмову від неї) можна подати:
- особисто у консульстві країни перебування – консул засвідчує підпис на заяві, після чого заяву потрібно надіслати (або вона передається) нотаріусу в Україні, який веде спадкову справу;
- через іноземного нотаріуса – підпис на заяві засвідчується ним, документ апостилюється (або не потребує цього для Польщі/Чехії) і надсилається в Україну поштою з повідомленням про вручення.
Важливий виняток: подання заяви про прийняття спадщини через представника за довіреністю не допускається – це особиста дія спадкоємця. Тобто оформити для когось у Луцьку довіреність “прийняти за мене спадщину” не вийде: сам спадкоємець повинен підписати саме заяву про прийняття спадщини (особисто, хоч і дистанційно – через консула чи іноземного нотаріуса).
Водночас довіреність можна і варто оформити на всі подальші кроки після прийняття спадщини: збір документів, отримання довідок, представництво в спадковій справі, реєстрацію права власності на успадковане майно. Ось тут довірена особа в Україні може діяти повністю від вашого імені.
Строки. Шестимісячний строк на прийняття спадщини діє так само, незалежно від того, де перебуває спадкоємець. Це означає, що зволікати з консультацією при від’їзді – собі дорожче: пересилка документів, апостиль, переклад можуть зайняти кілька тижнів, і їх варто врахувати завчасно, а не в останній місяць строку.
Якщо потрібен дозвіл на виїзд дитини, а один з батьків постійно проживає за кордоном
Ситуація, дзеркальна до тієї, що ми розглядали в матеріалі про дозвіл на виїзд дитини для батьків із Волині: якщо другий з батьків живе за кордоном і саме його згода потрібна для виїзду дитини з України, він оформлює таку заяву-згоду в консульстві України у країні свого проживання – за тим самим алгоритмом запису через «е-Консул» і особистого візиту. Документ після цього передається (поштою чи особисто) і використовується в Україні.
Інші нотаріальні дії, які часто потрібні діаспорі
Окрім довіреностей і спадщини, через консула чи з подальшою реєстрацією/легалізацією в Україні зазвичай оформлюють:
- заяву про сімейний стан (зокрема для одруження за кордоном чи інших цивільних дій);
- засвідчення вірності копій документів для подання в українські установи;
- довіреність на представництво в суді в Україні;
- довіреність на продаж чи купівлю нерухомості, транспортного засобу;
- заяву-згоду другого з подружжя на продаж спільного майна в Україні.
Для кожної з цих дій варто заздалегідь зʼясувати, чи потрібна реєстрація в реєстрі, апостиль чи переклад – і чи доступна вона саме через консульство у вашій країні, чи зручніше через місцевого нотаріуса.
Типові помилки українців за кордоном
- Користуються довіреністю без реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей – і документ просто не визнають при спробі його використати.
- Замовляють апостиль там, де він не потрібен (Польща, Чехія) – і витрачають зайвий час і гроші.
- Намагаються оформити заяву про прийняття спадщини через довірену особу – такі заяви не приймають, потрібна особиста дія спадкоємця через консула чи іноземного нотаріуса.
- Зволікають із пересилкою оригіналу документа в Україну, через що пропускають важливі строки (зокрема й спадкові).
- Підписують довіреність англійською чи іншою мовою без подальшого нотаріального перекладу в Україні – без перекладу документ не приймуть до використання.
Поширені запитання
Як оформити довіреність з-за кордону в Україну? Через консульство України у країні перебування (документ одразу чинний без апостилю й перекладу) або через іноземного нотаріуса з подальшим апостилем (крім Польщі й Чехії, де апостиль не потрібен через двосторонній договір) і нотаріальним перекладом в Україні.
Що таке консульське посвідчення документів і чим воно відрізняється від нотаріального? Консул за кордоном виконує функції, аналогічні нотаріусу в Україні: засвідчує підписи, посвідчує довіреності та заяви. Відмінність – деякі дії консул вчиняти не може (зокрема ті, що мають вчинятись особисто довірителем без можливості представництва), і не завжди має прямий доступ до всіх українських електронних реєстрів.
Як зареєструвати довіреність в Україні дистанційно? Оригінал документа (консульський або іноземний з апостилем і перекладом) потрібно передати в Україну, після чого будь-який нотаріус в Україні, виступаючи реєстратором, вносить дані до Єдиного реєстру довіреностей і видає витяг. Особиста присутність довірителя в Україні для цього кроку не потрібна.
Чи можна оформити спадщину для українців за кордоном, не приїжджаючи в Україну? Так, заяву про прийняття спадщини можна подати через консула або іноземного нотаріуса (з апостилем чи без – залежно від країни), але підписати саму заяву має особисто спадкоємець – через представника це не допускається.
Скільки коштує оформлення довіреності в консульстві? Орієнтовно 20–50 доларів США консульського збору залежно від країни перебування й типу нотаріальної дії, без урахування вартості перекладу в Україні.
Якщо вам потрібна не лише консультація щодо документа з-за кордону, а й повний супровід конкретної дії – реєстрація довіреності, відкриття спадкової справи чи посвідчення згоди другого з подружжя – детальний перелік усіх нотаріальних послуг, які я надаю в Луцьку, можна переглянути на сторінці «Послуги» сайту notarius-lutsk.com.ua. Там же є можливість одразу залишити заявку онлайн, якщо приїхати особисто поки не вийде.