Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців у 2025 році стали важливим кроком у вдосконаленні системи соціального страхування в Україні. Ці зміни, запроваджені через низку законодавчих актів, зокрема Постанову Кабінету Міністрів України №650 від 5 червня 2024 року та Закон України №4158-ІХ від 18 грудня 2024 року, спрямовані на підвищення прозорості трудових відносин, посилення контролю за сплатою внесків і забезпечення своєчасного інформування про зміни у трудових відносинах. У 2025 році роботодавці зіткнулися з новими вимогами щодо подання відомостей, виплати лікарняних і сплати єдиного соціального внеску (ЄСВ). Цей посібник детально розбирає всі нововведення, щоб допомогти роботодавцям адаптуватися до змін і уникнути штрафів.
Огляд нових правил Пенсійного фонду для роботодавців
Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців у 2025 році стосуються кількох ключових аспектів: оперативного подання відомостей про трудові відносини, виплати лікарняних, сплати ЄСВ і бронювання працівників. Ці зміни покликані оптимізувати взаємодію між роботодавцями та Пенсійним фондом України (ПФУ), а також сприяти легалізації праці та детінізації заробітних плат. Завдяки впровадженню нових електронних сервісів на вебпорталі ПФУ процес подання даних став більш зручним, але водночас вимагає від роботодавців суворого дотримання строків і процедур.
Основною метою цих нововведень є забезпечення точного обліку трудового стажу працівників, своєчасної виплати соціальних допомог і виконання вимог щодо бронювання військовозобов’язаних. У 2025 році особлива увага приділяється критичним підприємствам, які відіграють важливу роль у підтримці економіки та Збройних сил України.
Нові вимоги до подання відомостей про трудові відносини
Одним із ключових нововведень є обов’язкове подання відомостей про трудові відносини через вебпортал ПФУ. З 15 липня 2024 року, після завершення апробації нового сервісу, роботодавці повинні подавати дані про прийняття на роботу, звільнення, переведення чи переміщення працівника не пізніше наступного дня після події. Ця вимога закріплена Постановою №650, яка набрала чинності 8 червня 2024 року. Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців передбачають, що несвоєчасне подання даних може призвести до штрафів або ускладнень у бронюванні працівників.
Для подання відомостей роботодавці використовують особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ. Процедура вимагає накладення кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Дані, подані до 15 липня 2024 року, могли стосуватися подій із 8 червня 2024 року, але після цієї дати система приймає лише відомості, подані вчасно. Подання відомостей про трудові відносини через вебпортал ПФУ стало обов’язковим для всіх страхувальників, особливо для критично важливих підприємств.
Зміни у виплаті лікарняних у 2025 році
З 4 квітня 2025 року нові правила Пенсійного фонду для роботодавців змінили порядок виплати лікарняних. Згідно з Законом №4158-ІХ, допомога по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах надається як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. Це означає, що працівники, які працюють на кількох роботах, можуть отримувати виплати за всіма місцями зайнятості без обмежень щодо кількості сумісництв.
Перші п’ять днів непрацездатності оплачує роботодавець, а починаючи з шостого дня виплати здійснює ПФУ. Підставою для виплати є електронний листок непрацездатності (е-лікарняний), який формується на основі медичного висновку лікаря. Роботодавець має подати заяву-розрахунок до ПФУ через вебпортал або в паперовій формі до головного управління ПФУ за місцем обліку. Нові правила виплати лікарняних у 2025 році вимагають, щоб е-лікарняний мав статус Готовий до сплати, який можна перевірити в особистому кабінеті на порталі ПФУ.
Ці зміни спрощують доступ працівників до соціальних виплат, але покладають на роботодавців додаткову відповідальність за своєчасне подання документів. Порушення строків може призвести до затримок у виплатах і штрафів.
Оновлення у сплаті єдиного соціального внеску
Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців також стосуються сплати ЄСВ. У 2025 році ПФУ посилив контроль за своєчасною сплатою внесків, щоб уникнути заборгованостей, які впливають на страховий стаж працівників. Зміни, запроваджені проєктом Закону України Про внесення змін до Закону України Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, передбачають:
Встановлення мінімального розміру ЄСВ для керівників підприємств у розмірі трьох мінімальних заробітних плат.
Застосування пільгового розміру ЄСВ (8,41%, 5,5%, 5,3%) для осіб з інвалідністю лише до суми, що не перевищує трьох мінімальних зарплат. Для сум, що перевищують цей поріг, застосовується стандартна ставка 22%.
Для організацій, де особи з інвалідністю становлять не менше 50% працівників і фонд оплати праці таких осіб складає щонайменше 25% від загального, пільговий ЄСВ у розмірі 5,3% застосовується до суми, що не перевищує трьох мінімальних зарплат.
Ці зміни спрямовані на підвищення платіжної дисципліни та забезпечення стабільного фінансування пенсійної системи. Роботодавці повинні уважно стежити за правильністю нарахувань, щоб уникнути штрафів за несвоєчасну сплату ЄСВ.
Нові правила для бронювання працівників
Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців у 2025 році мають особливе значення для критично важливих підприємств, які беруть участь у бронюванні військовозобов’язаних. Постанова №650 встановлює чіткі вимоги до подання відомостей про трудові відносини для таких організацій. Роботодавці критично важливих підприємств повинні подавати дані про працівників, які підлягають бронюванню, через вебпортал ПФУ в режимі реального часу. Ці дані автоматично передаються до Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Для бронювання працівників роботодавець має:
Зареєструватися на вебпорталі ПФУ та увійти до особистого кабінету страхувальника.
Подати відомості про прийняття, звільнення, переведення чи переміщення працівника з використанням КЕП.
Переконатися, що дані подано не пізніше наступного дня після події.
Ці вимоги забезпечують інформаційну взаємодію між реєстрами ПФУ та Міністерства оборони, що спрощує процес бронювання, але вимагає від роботодавців суворого дотримання строків.
Повідомлення про працевлаштування пенсіонерів
Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців також стосуються роботи з пенсіонерами. Згідно з частиною 2 статті 16 Закону України Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, пенсіонери зобов’язані повідомляти ПФУ про працевлаштування чи звільнення протягом 10 днів. Однак роботодавці також відіграють важливу роль у цьому процесі, адже несвоєчасне повідомлення може призвести до переплат пенсій і подальшого їх стягнення.
Роботодавці повинні подавати відомості про працевлаштування пенсіонерів через вебпортал ПФУ, надаючи копію наказу про прийняття на роботу, трудову книжку або цивільно-правовий договір. Ці дані впливають на статус пенсіонера (працюючий чи непрацюючий), що може змінити розмір пенсії. Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців у 2025 році наголошують на важливості своєчасного інформування, щоб уникнути штрафів і адміністративних проблем.
Онлайн-сервіси ПФУ для роботодавців
У 2025 році Пенсійний фонд України активно розвиває цифрові сервіси для спрощення взаємодії з роботодавцями. Вебпортал електронних послуг ПФУ став ключовим інструментом для подання відомостей, оформлення лікарняних і перевірки статусу виплат. Основні сервіси, доступні без авторизації у 2025 році, включають:
Перегляд інформації про страховий стаж.
Отримання довідок із QR-кодом.
Налаштування SMS-інформування.
Для страхувальників із КЕП доступні розширені функції, зокрема подання відомостей про трудові відносини через вебпортал ПФУ та оформлення заяв-розрахунків для лікарняних. Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців підкреслюють важливість використання електронних сервісів для економії часу та підвищення ефективності.
Штрафи за порушення нових правил
Недотримання нових правил Пенсійного фонду для роботодавців може призвести до штрафів. Наприклад:
Несвоєчасне подання відомостей про трудові відносини може спричинити адміністративні штрафи до 25,5 тисяч гривень, особливо для критично важливих підприємств.
Неповідомлення про працевлаштування пенсіонерів може призвести до перерахунку пенсій і стягнення надмірно виплачених сум.
Несплата або несвоєчасна сплата ЄСВ тягне за собою штрафи та пеню.
Щоб уникнути штрафів за порушення нових правил ПФУ, роботодавцям слід ретельно перевіряти документи, використовувати електронні сервіси та дотримуватися встановлених строків.
Вплив нових правил на роботодавців і працівників
Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців у 2025 році мають як позитивні, так і викличні аспекти. З одного боку, цифровізація процесів спрощує подання даних і підвищує прозорість. З іншого боку, суворі строки та вимоги до використання КЕП можуть створювати труднощі для малих підприємств або тих, хто не має достатнього досвіду роботи з електронними сервісами.
Для працівників нові правила означають більшу захищеність їхніх соціальних прав. Наприклад, можливість отримувати лікарняні за сумісництвом і точний облік страхового стажу сприяють справедливому нарахуванню пенсій. Однак працівники-пенсіонери повинні бути уважними до повідомлень про зміну статусу, щоб уникнути переплат.
Практичні поради для роботодавців
Щоб успішно адаптуватися до нових правил Пенсійного фонду для роботодавців, дотримуйтесь таких рекомендацій:
Ознайомтеся з Постановою №650 та Законом №4158-ІХ: Ці документи містять детальні вимоги до подання відомостей і виплати лікарняних.
Налаштуйте доступ до вебпорталу ПФУ: Переконайтеся, що у вас є дійсний КЕП і доступ до особистого кабінету страхувальника.
Організуйте облік трудових відносин: Ведіть чіткий облік наказів про прийняття, звільнення чи переведення працівників.
Стежте за статусом е-лікарняних: Перевіряйте, чи мають листки непрацездатності статус Готовий до сплати.
Навчайте персонал: Проведіть тренінги для бухгалтерів і HR-фахівців щодо нових правил і роботи з порталом ПФУ.
Нові правила для критично важливих підприємств
Критично важливі підприємства, які беруть участь у бронюванні працівників, мають додаткові обов’язки. Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців у 2025 році вимагають від таких організацій оперативного подання даних до реєстру ПФУ. Це необхідно для забезпечення безперебійної роботи підприємств, які підтримують економіку та оборону країни.
Якщо підприємство не відповідає критеріям критичної важливості, подані дані не видаляються, але не використовуються для бронювання. Роботодавці повинні перевірити свій статус у Міністерстві економіки, щоб переконатися, що вони відповідають вимогам.
Майбутні зміни та перспективи
У 2025 році Пенсійний фонд України планує подальшу цифровізацію та спрощення процедур. Очікується, що з 1 липня 2025 року запрацює накопичувальна пенсійна система, яка передбачатиме внески від працівника, роботодавця та держави. Ця реформа, розроблена за підтримки Світового банку та МВФ, змінить підходи до формування пенсій і може вплинути на обов’язки роботодавців у майбутньому.
Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців у 2025 році є частиною ширшої реформи соціального страхування, яка спрямована на підвищення ефективності та прозорості системи. Роботодавцям слід готуватися до подальших змін, стежити за оновленнями на офіційних ресурсах ПФУ та адаптувати свої процеси відповідно до законодавства.
Висновок
Нові правила Пенсійного фонду для роботодавців у 2025 році встановлюють чіткі вимоги до подання відомостей, виплати лікарняних, сплати ЄСВ і бронювання працівників. Ці зміни спрямовані на підвищення прозорості трудових відносин, захист соціальних прав працівників і стабільне фінансування пенсійної системи. Використання вебпорталу ПФУ та електронних сервісів значно спрощує виконання цих вимог, але потребує уваги до деталей і своєчасного подання даних. Роботодавці, які адаптуються до нових правил, зможуть уникнути штрафів і забезпечити ефективну взаємодію з ПФУ.